CNDCEC: conservazione e distruzione dei documenti amministrativi

L’Organismo di composizione della crisi da sovraindebitamento è tenuto, al termine della procedura, alla distruzione dei soli documenti derivanti dall’accesso alle banche dati pubbliche.

I chiarimenti richiesti al CNDCEC attengono alla distruzione dei dati personali acquisiti nell’ambito delle attività svolte dagli Organismi di Composizione della Crisi (OCC), con particolare riguardo all’applicazione o meno del disposto del co. 11 dell’art. 15 della L. 3/2012 che impone, appunto,

• la distruzione dei dati personali e dei relativi documenti nei quali sono contenuti
• alla conclusione della procedura.

Il citato co. 11 prevede che i dati personali acquisiti possono essere trattati e conservati per i soli fini e tempi della procedura e vanno distrutti, dandone comunicazione al titolare degli stessi entro 15 giorni dalla relativa distruzione, contestualmente alla sua conclusione/cessazione.

Il CNDCEC osserva in via preliminare che agli OCC degli Ordini territoriali si applica la normativa generale prevista dal DPR 445/2000 e dal D.lgs. 42/2004.

Il dovere di distruzione delle informazioni riguarda i soli dati personali e documenti provenienti dalle banche dati pubbliche cui l’OCC può accedere su autorizzazione del giudice delegato e non la generalità della documentazione amministrativa gestita nell’ambito dello svolgimento della procedura di composizione. Infatti, il co. 10 del medesimo art. 15 della L. 3/2012 prevede che gli OCC possono accedere ai dati contenuti

• nell'anagrafe tributaria, compresa la sezione delle comunicazioni da parte degli operatori finanziari,
• nei sistemi di informazioni creditizie,
• nelle centrali rischi
• e nelle altre banche dati pubbliche, incluso l'archivio informatizzato ex art. 30-ter del D.lgs. 141/2010.

In conclusione, al termine della procedura, sussiste l’obbligo di distruzione solo per i documenti derivanti dall’accesso alle suddette banche dati pubbliche, mentre per ogni altro documento amministrativo afferente alle attività dell’OCC restano fermi gli obblighi di conservazione.