Note spese e giustificativi: le regole di gestione documentale

Con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, l'Agenzia delle Entrate, in risposta ad una istanza di interpello,  fornisce chiarimenti sualle imprese su note spese dei dipendenti e i relativi giustificativi.

In particolare, tali documenti, anche alla luce del D.Lgs. n. 82 del 2005 (c.d. "Codice dell'Amministrazione Digitale" o "CAD"), vengono qualificati:

•  in generale, documenti orignali "non unici" e quindi conservabili in via elettronica (nel caso, dematerializzando l'originale analogico) senza l'intervento di alcun pubblico ufficiale;
• se non è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti, quali orginali unici (e dunque conservabili, con distruzione dell'originale cartaceo, solo previo intervento di un pubblico ufficiale). Peraltro, nella risoluzione, per la prima volta, si chiarisce che se i giustificativi provengono da soggetti residenti in Stati che non hanno attivato con l'Italia alcuno strumento per la reciproca assistenza in materia fiscale, essi andranno comunque trattati alla stregua di orginali unici. Il documento di prassi, precisa inoltre che restano impregiudicati gli ordinari requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità secondo le indicazioni del T.U.I.R.), nonchè per l'esibizione dei documenti.

L’Agenzia delle Entrate, peraltro, ha avuto cura di precisare che la forma dei documenti non influenza i requisiti legislativamente individuati dal Tuir per la deducibilità dei costi, come inerenza, competenza e congruità. Sul punto va rammentato che «secondo pacifico indirizzo della giurisprudenza di legittimità, invero, in tema di accertamento delle imposte sui redditi, l’onere della prova dei presupposti dei costi e oneri deducibili concorrenti alla determinazione del reddito d’impresa, ivi compresa la loro inerenza e la loro diretta imputazione ad attività produttive di ricavi, tanto nella disciplina del D.P.R. n. 597 del 1973 e del D.P.R. n. 598 del 1973, che del D.P.R. n. 917 del 1986, incombe al contribuente. Inoltre, poiché nei poteri dell’amministrazione finanziaria in sede di accertamento rientra la valutazione della congruità dei costi e dei ricavi esposti nel bilancio e nelle dichiarazioni, con negazione della deducibilità di parte di un costo sproporzionato ai ricavi o all’oggetto dell’impresa, l’onere della prova dell’inerenza dei costi, gravante sul contribuente, ha ad oggetto anche la congruità dei medesimi» (così, ex multis, Cass. n. 27304 del 29 dicembre 2016).
Restano, inoltre, fermi gli obblighi di esibizione previsti dalla normativa vigente, tra cui quelli indicati dall’articolo 5, comma 3, Dm 17 giugno 2014, a mente del quale «il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali».