Nota Spese dipendenti – Conservazione sostitutiva

Recentemente l’Agenzia delle Entrate ha affrontato la questione relativa alle modalità di conservazione delle note spese dei dipendenti, con particolare riferimento alla possibilità di utilizzare degli strumenti informatici per gestire e conservare i correlati documenti giustificativi.

A tal fine vengono richiamati principi generali per la conservazione sostitutiva dei documenti:

• immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico
• le funzioni di ricerca/estrazione dagli archivi informatici in relazione, quantomeno, al nome e cognome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
• l'apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Si tratta di una modalità facoltativa (l’obbligo di conservazione elettronica è previsto solo per le e-fatture), ma piuttosto utile per le aziende che si trovano gestire numerose trasferte di dipendenti/amministratori.